نصائح عامة في إدارة صفحات التواصل الإجتماعي

السلام عليكم ورحمة الله وبركاتة

أتمنى أن يكون شهر رمضان شهر خير على الجميع.

أود عبر هذه التدوينة القصيرة أن أضع لكم بعض النصائح التي أرجو من الله أن تساعدكم في التعامل مع إدارة صفحات مؤسساتكم وحتى صفحاتكم الشخصية على موقعي فيسبوك وتويتر.

هذه النصائح عامة، ويمكن أن يضاف اليها الكثير.

1- ضع معلومات الإتصال بك على صفحات تويتر وفيسبوك الخاصين بك، لأنه من الضروري أن تفتح المجال للناس للإتصال بك في أي وقت وحين عبر الوسائل التي وضعتها.

2- لا تقم بإرسال رسائل البريد الجماعية والمتكررة، حيث ذلك سيفدك ثقة الناس حيث سيعتبرونها رسائل مزعجة لا غرض منها.

3- عند تحرير المحتوى ضع في الحسبان أن صفحة تويتر الخاصة بك يجب أن تحتوي على محتواً مكتوباً بطريقة مختلفة عن موقع فيسبوك وذلك لأنهما موقعان مختلفان تماماً عن بعضهما البعض من ناحية المحتوى والتصميم وحتى الجمهور.

4- التصميم ضروري جداً للصفحات، تأكد دائماً من أن صفحاتك تتمتع بتصميم جميل ويعكس صورتك الشخصية أو صورة مؤسستك مع الأخذ بالإعتبار انه سلس وبسيط.

5- كن مستعداً دائماً للمشاكل، قد تحدث المشاكل في أي وقت، مثلاً الإنتقاد أو حتى الهجوم، قم بالتحضير مسبقاً لهذه المشاكل حتى يمكنك التصرف معها عند حدوثها، وهذا لا يعني أنك تقوم بعمل خاطئ يستحق أن تهاجم بسببه، ولكنك هنا تتعامل مع الكثير من الناس ولكل منهم رأي مختلف فيك، ولا تنسى أن هناك منافسين لك قد لا يخافون الله.

6- لا تقم بالإجابة عن الأسئلة التي لا تعرف اجاباتها، الغرض من صفحات التواصل الإجتماعي الخاصة بك ليس الرد على كل سؤال يردك، بل أن تقدم نفسك بأفضل صورة وأن تتفاعل مع الناس، ان لم تعرف الجواب على سؤال معين وترى انه يستحق الإجابه.. فليس هناك مانع من البحث عن الجواب ومن ثم طرحه.

7- لا تقم بإزعاج الناس وذلك لأنك تملك معلومات الإتصال بهم، هناك بعض الأفراد أو حتى الشركات يقومون بالإتصال بشكل يومي بمتابعينهم وارسال الإعلانات لهم والرسائل التي قد تجعلهم ينفرون من كل مايتعلق بهذه الشركة، فكر دائماً بالعلاقة طويلة المدى بينك وبين متابعينك.

8- ذكرت في النقطة الأولى انه من الضروري أن تتيح للناس طرق الإتصال بك، ولكن في نفس الوقت تأكد من أن لديك القدرة على رفض هذا الإتصال حتى لا تكون عملية الإتصال عبر طريق واحد وهو الإتصال الشخصي.

9- عامل الناس بإحترام، عند التحدث معهم أو مناقشة أمر ما قم بالتحدث معهم بإحترام، فقدانك لذلك سيظهرك بصورة سيئة وسيُفقدك إحترام الناس.

10- كن سباقاً في تطوير ذاتك، لا تنتظر أن يأتيك أحداً ليخبرك عن فكرة لتطوير صفحتك على موقعي فيسبوك وتويتر أو أن يقوم بإنتقادك لأمر بديهي لم تقم بفعله، قم أنت بذلك لتصبح مثالاً للجميع.

أتمنى أن تكون هذه النصائح مفيدة لكم، كما أود أن استمع لنصائكم أيضاً لكي تعم الفائدة على الجميع.

وفقكم الله

ثلاثة اسباب تجعلك تختار شركة لإدارة هوية مؤسستك على مواقع التواصل الإجتماعي

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تهافتت المؤسسات بالفترة الأخيرة على مواقع التواصل الإجتماعي بهدف تعريف الناس على منتجاتها وتحقيق الأرباح، اضافة الى عاملي الإتصال والتسويق المهمين، وذلك لإستيعابها أن مواقع التواصل الإجتماعي أصبحت من أهم وسائل التسويق والإتصال مع الجمهور المستهدف.

ولأن التواجد على هذه المواقع أصبح ضرورياً، قامت العديد من المؤسسات بتعيين موظفين جدد فقط لهذه المهمة، حيث يقومون بوضع الإستراتيجات الخاصة بهذا التواجد اضافة الى تحديث المحتوى والتفاعل مع الجمهور، ولكن مع نمو المؤسسة سيزيد حجم الضغط على هؤلاء الموظفين لذلك فمن الأفضل تعيين شركة تقوم بهذه المهمة بدلاً من الموظفين.

وهنا أضع بين أيديكم أربعة أسباب تجعل من الضروري تعيين شركة متخصصة في التواصل الإجتماعي لتمثل مؤسستك:

1- الخبرة: لاحظت في الفترة الأخيرة الكثير من الناس يطلقون على أنفسهم أو أصدقائهم لقب “خبراء التواصل الإجتماعي” وذلك لتواجدهم المستمر على هذه المواقع وتحديث المحتوى في كل دقيقة ان لم تكن كل ثانيه! ولكن في رأيي هذا ليس خبرة، بل هو تعامل مع هذه الوسائل.

وإن تحدثنا عن الأمر في اطار مؤسسي لوجدنا أن مواقع التواصل الإجتماعي لها أثر كبير على سمعة المؤسسة سواء كان ذلك ايجابياً أم سلبياً، ولهذا فمن الضروري وجود فريق ذو خبرة عالية في هذا المجال، وهناك عدة خيارات لذلك، إما تعيين فريق عمل متخصص مثلما ذكرت في المقدمة ولكن ذلك له آثار سلبية منها التكلفة والوقت والضغط، أو تعيين شركة متخصصة تقوم بهذا العمل بالنيابة عن مؤسستك، وهذا في رأيي أفضل وذلك لأن الشركات المتخصصة لديها موارد أكبر وقادرة بشكل أكبر على التعامل مع مواقع التواصل الإجتماعي في إطار مؤسسة خاصة وان كانت هذه الشركة تملك قاعدة عريضة من العملاء الراضين عنها.

سمعة مؤسستك مهمة جداً لذلك فإن هذا القرار مهم جداً وقد يجلب لك أرباحاً طائلة، أو يهوي بمؤسستك الى الإفلاس.. ونفس الأمر ينطبق على جانب الإتصال والعلاقات العامة حيث أن تعريف الناس بمؤسستك بشكل إيجابي أفضل بألف مرة من عدم وجود هوية أو وجود نظرة سلبية عنها.

2- الإستراتيجية: تقنية التواصل الإجتماعي والدور الذي تلعبه في الإتصال والتسويق لا زالت تعتبر جديدة على الساحة، ولهذا فإن المؤسسة التي تريد انشاء هوية على هذه المواقع يجب أن تضع استراتيجية متخصصة تضمن من خلالها النتائج الإيجابية، ويجب على هذه الإستراتيجية أن تكون مدعومة بالبحث المستمر حيث أن عالم التواصل الإجتماعي عالم متغير ويجب أن تواكب الإستراتيجية هذا التغيير.

اضافة الى هذا فإن الإستراتيجية التي يجب وضعها لهوية المؤسسة في مواقع التواصل الإجتماعي يجب ان تكون على نفس الخط الخاص بالإستراتيجية العامة للإتصال والتسويق.

ولهذا فمن الضروري تعيين شركة متخصصة في عمل استراتيجيات مواقع التواصل الإجتماعي، اضافة الى خبرة كبيرة في هذا المجال، وهذا لن يمكن عمله ان كان فريق العمل صغيراً أو غير متخصص لذلك من الأفضل الإعتماد على شركة متخصصة وقامت بهذا العمل سابقاً بنجاح.

3- الوقت: عالم التواصل الإجتماعي لا يحكمه الزمن، ولهذا يجب أن يكون هناك تحديث دائم للمحتوى، اضافة الى التفاعل مع الجمهور، ولو فرضنا أن مؤسستك لديها أربعة موظفين معيّنين فقط لإدارة قسم التواصل الإجتماعي لديك فستلاحظ أنهم لن يستطيعوا تغطية كافة أواقات اليوم، وهنا يأتي دور الشركة المتخصصة حيث ستضمن لك التواجد والتفاعل الدائمين، وذلك لمواردها الأكبر، وهذا سيوفر عليك الوقت والمال.

4- إدارة المحتوى: ليس كل من يكتب في الإعلام أو التسويق قادر على أن يكتب في مواقع التواصل الإجتماعي.

هذه مقولة سمعتها عند بداية استخدام الإنترنت حيث قيل لي أن الكتابة في الإنترنت مختلفة عن الكتابة في الصحف.. وهذا الأمر صحيح، وها أنا أسمعها مرة أخرى وفي رأيي أنها صحيحة أيضا.

مواقع التواصل الإجتماعي مختلفة عن بعضها البعض، فمثلاً موقع تويتر يتحلى بالسلاسة وقصر الجمل، أما موقع فيسبوك فهو يعتمد بشكل أكبر على الإصدقاء الذي تتواصل معهم والصور وغيرها من المواد، وهذا يعني ان مواقع التواصل الإجتماعي مختلفة في طريقة الإتصال عن غيرها من الوسائل ولهذا يجب أن يكون هناك شخص متخصص بهذا، ولعل هذا يمكن تغطيته بالموظفين الذي عينتهم في مؤسستك ولكن لعامل الوقت، فأنا أيضا أنصح بتعيين شركة متخصصة بذلك حيث تضمن التواجد والتفاعل المستمرين مثلما ذكرت في النقطة السابقة.

ماكتبته في الأعلى هو وجهة نظر، وقد تنطبق على بعض المؤسسات ولا تنطبق على غيرها، فقد تكون المؤسسة صغيره ولديها فريق قادر على تنفيذ كل النقاط التي في الأعلى دون الحاجة الى شركة، وقد تكون لديك مؤسسة كبرى ولكنها لا تطمح في الخوض كثيراً في مجال التواصل الإجتماعي رغم أهميته.

ولكن ما أود التنويه له هو انه حتى في حالة وجود شركة تقوم بإدارة هويتك على مواقع التواصل الإجتماعي فمن الضروري أيضا وجود أفراد لهم خبرة في هذا المجال من ضمن فريقك وذلك لكي يديروا هذه الشركة ويقوموا بتصحيح بعض الأمور التي قد تخرج خارج المسار، وذلك لأن عنصر الإدارة للشركات مهم جداً ويؤثر بشكل أساسي على أي عمل تقوم بتوكيل شركة للقيام به.

وفقكم الله

كيف تتأكد من أن أخبارك تحظى بالتغطية الإعلامية الصحيحة

من المشاكل التي تعاني منها المؤسسات والأفراد العاملين في المجال الإعلامي على حد سواء عدم إهتمام وسائل الإعلام لما يجري داخل تلك المؤسسة أو عدم ادارك اهمية هذه الأخبار.

وهذا قد يؤثر سلباً على المكتب الإعلامي في المؤسسة وعلى سمعتها بشكل عام خاصة وأن الإدارة العليا تعتبر أن كل خبر يخص المؤسسة خبر مهم ان يكن أهم من أي خبر آخر يصدر في ذلك اليوم على صفحات الصحف ووسائل الإعلام.

ولعل هذه المشكلة أكبر من أن يتم إقتراح حلول لها في تدوينة واحدة، خاصة وأن لها مسببات كثيرة وحلول كثيرة، لذلك قررت أن أقوم بسلسلة تدوينات حول هذا الموضوع وسأستعرض خطوات بسيطة ومجربة ستكون كفيلة بتحقيق نتائج ايجابية لأي مكتب إعلامي..

في هذه الخطوات لن أستعرض أفضل السبل لكتابة البيان الصحفي حيث سأقوم ذلك في تدوينة أخرى، ولكن سأتناول أهم العناصر التي تساعد في تحقيق تغطية جيدة لأخبارك.

1- تأكد من أهمية أخبارك: وهذا عنصر مهم. هناك الكثير من الأخبار التي قد تبدوا مهمة داخل مؤسستك ولكنها في الحقيقة غير مهمة للعالم الخارجي، مثال على ذلك “زيارة وفد من الولايات المتحدة الأمريكية الى مؤسسة أ.ب.ت بهدف الإطلاع على آخر مشاريعها”.

يجب أن يضع المكتب الإعلامي نفسه مكان الصحفي ورئيس التحرير، وأن يسأل نفسه، هل للخبر أهمية؟ هل يستحق النشر؟ وان كان ذلك فهل يستحق أن تُفرد له مساحة كبيرة في الصفحات الأولى؟ أم انه خبر صغير ينشر في الصفحات اللاحقة؟ ماذا يمثل الخبر للناس؟ هل يمسهم بالدرجة الأولى؟

عند اجابتك على هذه الأسئلة ستستطيع صياغة خبرك من زاوية تهم الناس والصحف، وبذلك تضمن نشر الخبر في مكان جيد وبمساحة جيدة على الصحيفة ووسائل الإعلام الأخرى.

وفي بعض الأحيان، تكون الأخبار غير مهمة للمجتمع، ومثال على ذلك عنوان الخبر الذي وضعته في الأعلى. وهنا يرجع الأمر للمكتب الإعلامي اما بإلغاء الخبر أو ربطة بخبر ذا أهمية للناس ووسائل الإعلام ومثال على ذلك “زيارة وفد من الولايات المتحدة الأمريكية للإطلاع على مشاريع مؤسسة أ.ب.ت ومن بينها المساكن المجانية التي ستوزع على المواطنين في منطقة أ. و ب.” وبهذا تم ربط الخبر بموضوع يهم الناس ووسائل الإعلام على حد سواء.

زاوية الخبر مهمة جداً وهي التي ستضمن التغطية الجيدة أم عدمها.

2- لا تكتب خبراً واحداً للموضوع نفسه: قد يكون العنوان مبهماً، ولكن في الكثير من الأحيان وخاصة في المؤسسات التي تعمل في أكثر من دولة، يقوم المكتب الإعلامي بكتابة خبر واحد يقوم بنشرة في كافة الدول، وهذا في الحقيقة أمر قد يؤثر على حجم التغطية الإعلامية المرجوه.

لذلك فالحل يكمن في كتابة الخبر حسب النقاط التالية:

• أكتب الخبر بأكثر من لغة، العربية والإنجليزية مهمان ولكن إن كنت سنتشر خبرك في المانيا مثلا فقم أيضا بكتابته بالألمانية.

• أجعل الخبر مختلفاً في كل دولة، حاول أن تجعله يمس واقع الناس في تلك الدولة، فمثلا ان كان الخبر سينشر في الولايات المتحدة الأمريكية فلن يهم الناس خبر زيارة الوفد الأمريكي لمؤسستك، بل سيهمهم أكثر أنهم سيقومون بعمل صفقة لبناء مساكن للمواطنين وهذا سيؤثر بشكل إيجابي على الإقتصاد الأمريكي وبالتالي علهيم.

وبهذا الشكل تكون قد جلبت إنتباه الناس في تلك الدولة ووسائل الإعلام وعرفت الناس على مؤسستك بطريقة ذكية.

3- توقيت الخبر: توقيت نشر الخبر مهم جداً، فلا يمكن للمكتب الإعلامي نشر الخبر في دولة قطر بنفس توقيت نشرة في الولايات المتحدة الأمريكية، ففارق التوقيت يمثل فرقاً كبيراً في التغطية الإعلامية، حاول أن تنتهي من تجهيز كافة أخبارك قبل موعد كافي من نشرها ومن ثم قم بعمل جدول للنشر، فمثلاً في دولة قطر يفضل نشر الأخبار يوم الأحد وذلك لأنه بداية الأسبوع وبالتالي يحظى بأكثر نسبة قراءة، ولكن يوم الأحد هو يوم عطلة في الولايات المتحدة الأمريكية، لذلك يجب نشرة في يوم آخر.. وهكذا.

أيضاً عامل الوقت يلعب دوراً هاماً، فلا تتوقع أن تحظى بتغطية جيدة إن قمت بإرسال خبرك الى وسائل الإعلام قبل ساعة من طباعة الصحيفة أو بث نشرة الأخبار، في أغلب الأحيان سيرفض خبرك وستكون محظوظاً ان نشر في صفحة داخلية، يجب عليك ارسال اخبارك قبل وقت كافٍ حتى يتسنى لوسائل الإعلام العمل عليها.

4- لا تقم بعمل تعديلات بعد ارسال الخبر الا للضرورة القصوى: يجب على المكتب الإعلامي التأكد من أن الخبر الذي يرسله الى وسائل الإعلام هو الخبر النهائي والصحيح، حيث أن أي تعديل يطرأ على الخبر بعد ارساله سيسبب نوعاً من الإرباك لدى الصحفي والمؤسسة الإعلامية خاصة ان كانت موقعاً للإنترنت أو وكالة انباء او قناة تلفزيونية حيث أن الخبر قد يكون قد نشر أو يكاد ينشر لذلك يجب على المكتب الإعلامي التأكد من أن جميع الأخبار التي يرسلها صحيحة ونهائية حيث أن الإرباك قد يسبب نشر الخبر الغير صحيح او حتى حذفه.

وهنا أود وضع ملاحظه حيث انه في بعض الأحيان يضر المكتب الإعلامي لتعديل الخبر بعد ارساله حيث تكون هناك تطورات مهمة جداً قد حصلت قبل الإرسال، وفي هذه الحالة يجب حصر جميع هذه التطورات في تحديث واحد ومن ثم الإتصال بالجهات الإعلامية وشرح سبب التحديث وامكانيته.

5- قم بإستخدام التكنلوجيا: أغلب المؤسسات الإعلامية ان لم تكن جميعها في وقتنا الحاضر تستخدم البريد الألكتروني لإستقبال الأخبار والقيام بالنشاطات اليومية، لذا يجب على المكتب الإعلامي أن يستخدم الطريقة التي اعتاد الصحفي على استخدامها في كتابة أخباره والتعامل معها، وبذلك تسهل مهمته ويتم وضع خبرك في مكان جيد قبل اكتظاظ النشرة أو الصحيفة بالأخبار الأخرى ذات نفس الأهمية.

6- ضع معلومات عن مؤسستك: من الأخطاء الشائعة التي تقع فيها المكاتب الإعلامية للشركات والمؤسسات هي الظن بأن الجميع يعلم ماهي المؤسسة التي يتبعها هذا المكتب، ولكن الحقيقة أن الناس بإهتماماتهم المختلفة قد لا يعلمون ماهي تلك المؤسسة، وبما أن الصحفيين هم من المجتمع فإن الأمر نفسه ينطبق عليهم، لذلك من الضروري وضع نبذة عن المؤسسة التي يتبعها الخبر، ولو رجعنا للمثال أعلاه لوضعنا في نهاية الخبر نبذة عن مؤسسة أ.ب.ت وأيضا نبذة عن الشركة الأمريكية التي يتبعها الوفد”.

وهناك استثناء وحيد لهذه القاعدة، حيث يمكن أن لا تضع النبذة عن مؤسستك ان كنت متاكداً بأنها معروفة لدى الجميع وهذا لا يُبنى على رأي شخصي بل على دراسة السوق والمجتمع، ومثال على الأماكن المعروفة هي الوزارات الحكومية والمؤسسات المتعارف عليها عند الناس، وأيضا المؤسسات الخاصة التي قامت بدراسات تبين من خلالها أن المجتمع على علم بها وبما تقوم من نشاطات ومشاريع.

7- تابع ارسال الخبر بنفسك: عند ارسالك لخبر ما لا تكتفي فقط بارساله الى الإعلاميين والذهاب الى المنزل، بل عليك متابعة ذلك بالقيام بالإتصالات الهاتفية لإخبار الصحفيين عن الخبر الذي قمت بإرسالة، اضافة الى التاكد من أن الخبر الذي قمت بإرسالة قد وصل اليهم بالفعل، ففي العديد من الأحيان تكون هناك مشكلة في البريد الألكتروني أو الفاكس وبالتالي لا يصل الخبر الى الصحفي.

8- كن متواجداً: عند ارسالك للأخبار تأكد من أنك قد وضعت معلومات الإتصال بك في أسفل الخبر وكن متواجداً للرد على أية استفسارات من الصحفيين والإعلاميين سواء كانت لتوضيح موضوع ما أو للحصول على معلومات اضافية أو حتى لتنسيق مقابلة أو اجتماع حول موضوع الخبر حيث أن ذلك سيساهم في زيادة الحياة الإفتراضية لخبرك وبالتالي زيادة عدد القراء مما سينعكس بشكل إيجابي على حجم التغطية الإعلامية التي ستجنيها مؤسستك.

هذه خطوات بسيطة ومسيرة، يمكن تنفيذها بسهولة في أية مؤسسة لتحقيق أفضل تغطية إعلامية ممكنة للأخبار.

أتمنى أنكم قد أستفدتم، شكراً للقراءة.