شركات العلاقات العامة – الجزء الثاني

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

أعود اليكم أحبائي لإكمال سلسلة شركات العلاقات العامة، وسأتحدث في هذا الجزء الثاني والأخير عن عدة نقاط ضرورية، يجب وضعها في الحسبان عند التفكير في التعاقد مع هذه الشركات، وهذه النقاط ستساعدكم ليس فقط في اتخاذ قرار التعاقد، بل أيضاً في وضع صيغة التعاقد، وكيفية التعاقد مع شركات ذات سمعة جيدة، نهاية بكيفية ادارتها.

 

1- الحاجة: يجب الوضع في عين الاعتبار أن ليست كل شركة أو مؤسسة تحتاج الى شركة علاقات عامة، يجب في البداية دراسة الوضع القائم حالياً والأهداف التي تريد الشركة تحقيقها عبر العلاقات العامة، ففي بعض الأحيان سيتمكن قسم العلاقات العامة في الشركة من تحقيق الأهداف الموضوعة بدون الإستعانة بشركة متخصصة بالعلاقات العامة.

وهذا الأمر ضروري جداً لأنه سينعكس أيضاً على التكلفة المادية التي ستتحملها الشركة من جراء هذا التعاقد.

 

2- نطاق العمل: بعد اتخاذ قرار الاستعانة بشركة علاقات عامة يجب، وبشكل دقيق تحديد نطاق عمل شركة العلاقات العامة، وذلك لأنه كل ما اتسع النطاق كلما ازدادت التكلفة، وأيضاً كلما أتسع النطاق زاد الحمل على الفريق المنوط له ادارة شركة العلاقات العامة المستعان بها، لذلك من الضروري تحديد نطاق العمل، والأهداف، وكيفية قياس النتائج.

 

ولتتضح الصورة لكم بشكل أكبر، اليكم هذا المثال:

شركة “النجم للبترول والغاز” هي شركة متخصصة في مجالات البترول والغاز المختلفة، ولديها مكاتب وشركاء في 5 دول حول العالم، بما فيها دول في القارة الأوروبية، والآسيوية والأمريكية، وكل من هذه المكاتب يعمل ضمن شبكة متصلة ببعضها البعض، وجميع هذه المكاتب تحمل نفس أسم الشركة، أما الشركاء فهم مساهمون في مشاريع مختلفة تديرها شركة “النجم للبترول والغاز”.

قررت ادارة العلاقات العامة في شركة “النجم للبترول والغاز” وضع استراتيجية اتصال متكاملة للشركة، تغطي كافة مكاتبها والدول التي تعمل بها، ومن أهداف هذه الإستراتيجية زيادة التعريف بالشركة، تفعيل دور الشركة في المجتمع، ايجاد أسواق جديدة. وأخيراً، المحافظة على رضا العملاء والشركاء وسيعمل فريق العلاقات العامة جنباً الى جنب مع قسم مبيعات البترول والغاز، وقسم التسويق وعدة أقسام أخرى.

 

نلاحظ في المثال أعلاه أن شركة “النجم للبترول والغاز” هي شركة عالمية، ولديها أهداف واضحة، وقد قررت وضع استراتيجية خمسية تغطي كافة مكاتبها، ويبدوا أن هذا القرار أتخذ لأن المكاتب، من ناحية العلاقات العامة، لم تكن تعمل جنباً الى جنب ضمن رؤية واضحة، ولهذا يجب توحيد الرؤية والجهود، كما نلاحظ أن أهداف الإستراتيجية واضحة وهذا أمر ضروري جداً.

الآن يأتي دور شركة العلاقات العامة، فبعدما وضعت ادارة العلاقات العامة بشركة “النجم للبترول والغاز” صيغة واهداف الاستراتيجية سيتعين عليها الإستعانة بشركة علاقات عامة لتنفيذ اهدافها واستراتيجيتها، وشركة العلاقات العامة هذه يجب أن تكون ذات سمعة جيدة وعالمية، وتملك مكاتب ليس في الخمسة دول التي تعمل بها شركة النجم للبترول والغاز فحسب، بل في دول أخرى وذلك لأن من بين الأهداف ايجاد أسواق جديدة للتعريف بالشركة.

يجب على شركة النجم للبترول والغاز تحقيق أهدافها ضمن خمسة سنوات، وهذا هو عمر الإستراتيجية الموضوعة، اضافة الى ادارة شركة العلاقات العامة بالشكل الأمثل لتحقيق النتائج وذلك بتزويدها بالمعلومات الواضحة عن كل ما ينبغي معرفته لتحقيق الأهداف، اضافة الى التواجد التام واتخاذ القرارات المساندة لسير العمل وتحقيق الأهداف.

 

التكلفة قد تكون عالية لشركة النجم للبترول والغاز ليس لأن الشركة المستعان بها ذات سمعة عالمية فحسب، بل لأن نطاق العمل واسع وذا بعد استراتيجي وطويل الأمد، اضافة الى البعد الجغرافي.

ولو ابتعدنا عن هذا المثال قليلاً لوجدنا أنه لو كان نطاق العمل صغيراً، مثلاً كتابة البيانات الصحفية وترتيب بعض المقابلات الإعلامية لوجدنا أن التكلفة ستكون زهيدة جداً، وكذلك الجهد المطلوب من ادارة العلاقات العامة لادارة الشركة المستعان بها.

وأود هنا أن أذكر نقطة هامة، وهي التفاوض، فمهما كان السعر يجب التفاوض عليه بحدة، حتى يتم الوصول الى سعر مناسب للطرفين، ولا تقبل أبداً بأول سعر يعطى اليك حيث أن شركات العلاقات العامة تتوقع منك المفاوضة والخصم.

 

3- قياس النتائج: قياس النتائج وبشكل دوري مهم جداً، فلو رجعنا لمثال شركة النجم للبترول والغاز لوجدنا أنه من الخطأ قياس النتائج بعد خمسة سنوات من العمل، انا دائما أنصح بمراجعة سير العمل الاستراتيجي مع شركات العلاقات العامة مرة في كل شهر، اضافة الى المراجعة الكاملة كل ستة أشهر وكل سنة، مع تصحيح الأخطاء وتحسين ما هو جيد، لضمان أفضل النتائج.

 

4 ملاحظات عامة: هنا أضع لكم ملاحظات عامة، أكتبها لكم عن خبرة طويلة في ادارة شركات العلاقات العامة والتعامل معها، وأتمنى أن تستفيدوا منها.

– شركات العلاقات العامة ليست كلها جيد، فمنها الجيد، والجديد والقديم، ومنها السيئ، ومنها الصغير والكبير، البحث هنا ضروري عن سمعة الشركة وعملائها.

– على شركة العلاقات العامة تقديم عرض كامل لتصورها عن كيفية تحقيق النتائج، وكيفية قياس النجاح، وكيفية سير العمل وكافة الأمور المتعلقة بنجاح الأهداف الموضوعة، وذلك قبل توقيع العقد.

– هناك شركات عامة متخصصة في مجالات معينة، مثل الطلب والبنوك والرياضة والتطوير العمراني وغيره، وأنا أنصح بهذه الشركات أن كنت تعمل بشركة متخصصة وذلك لأن شركات العلاقات العامة المتخصصة ستقدم خدمات أفضل في تخصصها.

– شركات العلاقات العامة مختلفة عن شركات التسويق، لا تتوقع أن تقوم شركة علاقات عامة بتصميم حملة اعلانية لك، أو تصميم شعار، وحتى ان عرضوا عليك ذلك لا انصحك بالموافقة وذلك لأنه ليس من تخصصهم.

– اللغة العربية في أغلب شركات العلاقات العامة ضعيفه، لذلك من الضروري اختار الكتّاب الذين سيعملون لك، وهذا من حقك.

– أنصح بمراجعة السير الذاتية لفريق عمل شركة العلاقات العامة الذي سيعمل على مشاريعك، والتأكد من خبرته وكفاءته، وهذا من حقك.

– أنت لست ملزماً بالتعاقد مع شركة علاقات عامة لديها مكتب في بلدك، بل تستطيع التعاقد مع أية شركات علاقات عامة في العالم وفقاً لقانون بلدك.

– كن حازماً في ادارة شركات العلاقات العامة، واضحاً في أهدافك، سريعاً ودقيقاً في قراراتك، متفهماً لما قد يكون خارج سيطرة شركة العلاقات العامة، كالكوارث مثلاً.

– ضع شرطاً جزائياً يخوّلك لأنهاء التعاقد مع شركة العلاقات العامة دون أية شروط أو قيود، ضع ذلك في بنود العقد الذي توقعه معهم.

– أنصحكم دائماً بالنظر الى ترتيب شركات العلاقات العامة في العالم، فهذه الشركات هي الجيدة، وهذا الترتيب يختلف كل شهر، ولكن من يصل اليه يكون دائماً جيداً ونادراً ما تنزل هذه الشركات عن العشرة الأوائل.

– هناك شركات علاقات عامة قد تكون ممتازة في بلدك وضعيفة في الخارج، وهنا يأتي قرارك وبحثك في سمعتها، اضافة الى نطاق العمل، فمثلاً لو كان نطاق العمل يقتصر على دولتك فمن الأفضل التعاقد مع شركة علاقات عامة محلية.

– عكس النقطة السابقة أيضاً صحيح، هناك شركات علاقات عامة عالمية السمعة ولكنها ضعيفة في بعض الدول بسبب سوء الادارة أو عدم اكتراث الشركة بالعملاء، وهنا أيضاً يكون البحث مهماً من جانبك قبل التعاقد والقرار.

– لديك كل الحق في اخبار شركة العلاقات العامة عن تدني المستوى في بعض الجوانب ان صادف ذلك، ومن واجبهم تحسين المستوى، وأغلب هذه الشركات تأخذ الموضوع براحبة صدر وذلك لحرفيتها واهتمامها بسمعتها، لأن ملاحظاتك في نهاية الأمر ستحسن من مستواهم على المدى البعيد.

– عامل شركة العلاقات العامة كشريك لك، وقدّر ما تقوم به من عمل، فأغلب الشركات الكبرى حققت جوائز عالمية وتملك خبراء في مجالات مختلفة من شأنها مساعدتك لتحقيق الأهداف التي تصبو اليها.

 

وفقكم الله تعالى

 

شاركنا رأيك

*